home > nieuws > Bewaartermijnen documenten

1/2/2015
Bewaartermijnen documenten

Als kantoor krijgen we dikwijls de vraag hoelang men de bedrijfsdocumenten en boekhouding moet  bijgehouden. Dit is geen gemakkelijke vraag, want er zijn verschillende wetgevingen van kracht om de bewaartermijn te bepalen. Hier onder vind je een schematisch overzicht.

 

1)      Boekhoudwetgeving

Document

Bewaartermijn

Ingangsdatum

Wettelijke boeken

7 jaar

vanaf 1 januari volgend op het jaar van afsluiting

Verantwoordingsstukken

7 jaar

vanaf 1 januari volgend op het jaar van afsluiting

Interne documenten (niet-tegenstelbaar tov derden)

3 jaar

vanaf 1 januari volgend op het jaar van afsluiting

 

2)      Inkomstenbelasting

Document

Bewaartermijn

Ingangsdatum

Boeken en bescheiden om belastbare inkomsten te bepalen

7 jaar

Vanaf 1 januari volgend op het belastbaar tijdperk

 

De term “ boeken en bescheiden” dient heel ruim te orden geďnterpreteerd en kan sterk verschillen van sector tot sector. Ze zijn dus meer dan de facturen, kredietnota’s en bankuittreksels.

Afhankelijk van de activiteit kan dit bv.: ontvangstbewijsboekjes, kastickets, offertes, bestelbonnen,… zijn.

 

3)      BTW-wetgeving

Document

Bewaartermijn

Ingangsdatum

Wettelijke boeken

7 jaar

Vanaf 1 januari volgend op het jaar van afsluiting

Facturen

7 jaar

Vanaf 1 januari volgend op hun datum

Verantwoordingsstukken

7 jaar

Vanaf 1 januari volgend op hun datum

Documenten mbt verkrijgen of oprichting onroerende goederen

15 jaar

Vanaf 1 januari volgend op hun datum

 

 

4)      Vennootschapwetgeving

De vennootschapswetgeving bevat geen bepalingen omtrent de duur. De documenten dienen dus gedurende de volledige levensloop van de vennootschap bewaard te worden in origineel vorm. In kader van het Wetboek van vennootschappen moet hier het begrip documentatie beschouwd worden als de archieven van de vennootschap, de verslagen en notulen in kader van het Wetboek van vennootschappen en de registers. Bij vereffening bepaalt het wetboek van vennootschappen wel een bewaartermijn. Vanaf de datum van afsluiting van vereffening moeten de boeken en bescheiden nog 5 jaar bijgehouden worden. Ook moet bij de bekendmaking van de afsluiting opgegeven worden waar de documenten zullen worden bijgehouden.

 

Concreet betekent dit dat de facturen, externe verantwoordingsstukken en de boekhouding tot einde boekjaar 31/12/2007 niet langer moeten bewaard worden. Tenzij documenten mbt onroerende goederen.